Si bien es cierto que muchas veces cuando se crea una unidad productiva se cuenta con el apoyo de papás, hermanos, primos, familiares o amigos, es importante delegar tareas, roles, cargos y hasta dejar claro cierta jerarquía en la toma de decisiones, ya que asignar responsabilidades permitirá que el proceso para tomar decisiones sea más sencillo.
Lo primero es identificar cómo se conformará el equipo de trabajo para delegar las funciones básicas dentro de la empresa, es decir, elegir la persona que hará de operario, asistente administrativo o demás roles que se puedan definir, así como establecer estratégicamente las tácticas para ayudar con la asignación de roles en el equipo de trabajo:
Establecer jerarquías: Eso significa organizar el emprendimiento o microempresa por criterios de autoridad, para ello lo recomendable es crear un organigrama y respondiendo a preguntas como ¿quién tomará las decisiones sobre aspectos en concreto?, ¿qué pasa en su ausencia?, ¿cuáles son las responsabilidades? y cuando hay un problema ¿cómo se busca la solución?
Definir perfiles y acciones: Por ejemplo, hay que analizar que para responder a los clientes con calidad y a tiempo es importante definir las áreas, cargos, características y requisitos de los perfiles que darán solución a estos asuntos, para que les sean encargadas tareas específicas y tengan claro a quién le deberán responder por las mismas.
Para tener en cuenta…
Con el objetivo de definir roles, otras preguntas que se pueden plantear para distribuir funciones son: ¿cómo seleccionó a los colaboradores?, ¿qué espero de ellos y sus responsabilidades?, ¿cuál será el sueldo a asignar por el cumplimiento de las funciones? y ¿cuáles serán los horarios de trabajo?
Otra manera de elegir quién hace qué, es desarrollar una lista con las actividades más importantes que tendrán que cubrirse, estableciendo prioridades, para conocer cuál será la base mínima de personas con las que se tendrá que contar.
Además, se aconseja que las actividades se dividan por áreas o unidades, lo importante es aclarar en qué consiste cada una, establecer el tiempo que requiere cada proceso y los objetivos a cumplir, para que se sincronicen con los del negocio y todos busquen el éxito grupal.
Recuerda que la efectividad en la administración de los recursos, que se utilizan para lograr los objetivos fijados, no depende de un área específica o rol, sino de la coordinación de todas las etapas del proceso de producción, de la prestación del servicio, la adecuada realización de las actividades, funciones de cada persona dentro de la empresa y el trabajo en equipo.
